《AI 時代創公司》公司記憶 ✕ 業務進攻 品香六堂課課綱
姊妹篇：《AI 時代看老闆》、《AI 時代帶團隊》。系列導讀：《AI 時代》三門課總綱。
這門課讓你看見什麼（它是工作思維，不是功能課）
為什麼是工作思維，不是功能課？
大的公司系統都很重，小公司沒有必要。就是個小型輕量的需求，不需要先規劃，走到那，就建到那，合身最重要。而且現在 AI 進步太快，課程才剛講完，可能又有新工具出現。與其追逐功能，不如先理解功能以外的那一塊——知道自己的需求是什麼，更重要。
最後說清楚這門課不教什麼：權限怎麼劃分、流程怎麼管控、背後的技術怎麼實作——這些屬於更進階的課程。這門課要你先看見的是「有 AI 替公司記住、整理、盯進度」之後，公司會有什麼不同；至於要做到多精細、多自動化，是下一階段的事。
一、核心定位與教學哲學
本課程不是「AI 工具教學」，也不是「自動化 Agent 開發」，而是專為 30 人以下小企業創辦人打造的大腦頻寬與營收槓桿重構計畫。
核心痛點：小公司老闆的注意力同時受到兩股壓力擠壓——對內，資訊散落、天天回答重複問題（內耗）；對外，業務競爭激烈、沒有時間準備高價值提案（瓶頸）。
雙引擎架構：
- 防守端｜公司記憶（Company Memory）：不改變員工習慣，將聊天過程中產生的資訊轉化為全公司的共同大腦，大幅減少管理內耗。
- 進攻端｜業務能力（Business Capabilities）：將釋放出的頭腦頻寬投入市場，用 AI 強化提案力、客戶分析與高價值決策。
二、雙引擎對比架構
| 維度 | 防守端：公司記憶（Company Memory） | 進攻端：業務能力（Business Capabilities） |
|---|---|---|
| 目標 | 消除資訊散落，止住內部認知內耗 | 守住客戶資產，用更低成本把產品推向市場 |
| 舊習慣 | 天天 LINE 群「有人知道嗎？」、重複填表格 | 客戶資料由業務人員私下掌握，開發每一步都靠雇人與外包 |
| AI 角色 | 不說話的紀錄官（聽懂對話、整理狀態） | 先鋒（先產出 80 分草稿、原型與素材，再交由人驗收、處理例外） |
| 創辦人的角色轉變 | 不再到處問進度，隨時掌握整體狀況 | 不再處理低價值工作，把心力留給 AI 寫不出的那 20 分（市場假設、單位經濟、護城河） |
三、六堂品香課程綱要
這套課程不是要求創業者一直保持戰略思維，而是建立一套機制，讓自己在忙碌中也不會偏航。
六堂課分兩個階段推進：先向內防守——用「公司記憶」釋放老闆被重複問題佔去的頻寬；再向外進攻——把省下的注意力投到業務與新產品。每一堂都不是孤立主題，而是把你的精力一步步從「處理雜事」搬回「抉擇判斷」。
第一堂｜要努力賺錢，也要每天變強
核心主張
創業不能只追求今天的勝利，更要讓每一次勝利，都為企業的七個面向增加積累。
一、原本的做法：順著開公司
先做產品、再找人、再管錢，最後才想到合規與治理。
眼裡只有戰術，目標就是賺錢、成交、活下來。
遇到失敗，就換產品、換市場、換商業模式，很少回頭檢討哪些能力應該被累積。
代價是：
每一次改變方向，都可能讓品牌定位、治理制度、合規紀錄、組織能力等重新開始。
公司一直在賺錢，卻沒有持續累積企業價值。
二、有 AI 後的做法：每一次成功，都替公司增加積累
從第一天開始，就用「公司上市、上櫃會被檢視的七個面向」作為公司的計分板：
- 資本思維
- 治理架構
- 合規
- 品牌
- 人才
- 財務
- 戰略
不需要你每天都保持全局思考。
人在創業現場，本來就會被客戶、產品、現金流等眼前問題拉著走。
AI 的角色，就是持續幫公司打分數。
每一次做重要決策時，都檢查：
- 是不是每週或每月都有進步？
- 有沒有那個面向退步了，被扣分？
- 有沒有那個面向都沒有進步或是進步特別慢？
當分數提升，AI 幫你留下可複製的做法；當某個面向退步，AI 立即提醒，避免小問題累積成大風險。
久而久之，公司累積的不只是營收，而是品牌、制度、人才、治理、財務與戰略等真正的企業資產。
三、討論
坊間流傳「新創第一年僅 10% 存活、五年內剩 1%」，學員各自的處境無法預測。所以這堂課不是救生課——它沒有辦法把你從水裡救出來。它是一堂改變工作思維的課：用 AI 強化你公司的體質，從現在開始，就從七個面向思考公司的未來。
討論方向
-
你的公司今天停在「順著開」的哪一步？產品、人、錢，還是還沒想到合規和治理？
-
七個面向裡，哪一個你從來沒想過「上市那天會被檢查」？
-
如果 AI 每季幫你考核一次，你最想讓它盯哪一個面向？
第二堂｜交辦清楚 黑板容量有限
——開群就是開任務：老闆把事講清楚，AI 從頭跟到底
核心主張
這一堂不是講「把 AI 加進群裡」，而是更進一步——開一個群，就是開一張任務、開一本工作流水帳，開群要照著事情的輕重緩急來分。老闆建群的那一刻，就把事情交辦清楚，剩下來的工作跟進，交給 AI。
每個群的文字容量就像一塊黑板。黑板的版面有限，事情一多，字就會放不下、疊在一起看不清。所以老闆和員工要做的，是讓黑板上的東西保持在看得清楚的範圍內——這樣事情才不會前後順序錯亂，也不會不同的事攪成一團。
一、原本的做法：所有事最後都回到老闆
- 「John 的勞健保辦好了嗎？」「那張發票寄了嗎？」「上星期說要找新的會計事務所，現在到哪了？」——這些事通常都有某個人知道答案。
- 但是：晚上十一點，那個人下班了；老闆不知道要問誰；問了 LINE 沒回；隔天自己又忘了。
- 另一面的浪費：做過了，別人不知道；說過了，找不到；老闆又問一次；員工再解釋一次。
- 代價：公司沒有記憶庫。所有狀態都鎖在個別員工的腦袋和聊天紀錄裡，老闆是唯一到處敲門問事的人。
二、有 AI 後的做法：開群就是開任務，交辦清楚、管好黑板
老闆手上有一本 101 交辦模板，裡面寫好了遇到各種情況，該把哪些事交代清楚。流程是這樣的：
- 開群就是開任務：遇到一件事，先開一個新的群（或對話），照輕重緩急來分，不要全擠在一起。
- 先交辦 AI：把 AI bot 加進來，照著 101 模板，把這件事要做的內容講清楚。
- 再把相關的人加進來：人進來之後，這件事的後續就跟著 AI bot 走——AI 負責跟進，老闆不用自己盯。
- 讓 AI 先複誦一遍，確認大家都收到交辦的事情了。講得不夠的地方，老闆隨時補充。
三、品香與討論
步驟
- 講師演示不同界面加群的過程，和操作。
- 講師演示「AI 角色：年輕人」使用方法。
- 每個階段讓學員寫下自己的寫下判斷，那個好，那個是不是做錯了。
討論方向
- 101 交辦模板裡，你最想先把哪一種情況寫成模板？（例如：跟客戶催款、交辦出貨、處理客訴）
- 把學員寫下的判斷，群組討論。
- 是不是有什麼沒有討論到，但其實是你最痛苦的問題？
第三堂｜老闆工作台
——東西多了，AI 幫你整理
核心主張
簡單說就是一句話：群負責收集資料，老闆工作台負責查看和查核。 第二堂把事情交辦清楚、讓 AI 跟進工作，第三堂解決「東西多了之後怎麼看」。這個分界要講清楚，不然學員會以為兩堂在講同一件事。
公司有了記憶庫之後，下一個問題是：資訊多了，該怎麼看？答案不是更努力地滑群，而是讓 AI 在背景整理，老闆則有一個安靜、方便查看的介面——平常安靜整理，重要時才敲門。
一、原本的做法：所有訊息混在一條時間軸
- Slack／飛書 群組裡，所有人、所有訊息全都混在一起——行政、客戶、人事、發票、聊天、午餐，都在同一條時間軸上。
- 老闆想知道公司現況，只有三招：往上滑、問人、在群組裡問「有人知道嗎？」
- 第二堂交辦出去的事越來越多，訊息一多就被淹沒——交辦了，不代表看得到。
- 代價：公司越活躍，群組越熱鬧，老闆反而越看不見公司。
二、有 AI 後的做法：AI 在背景整理，老闆有空再巡
- 員工不改習慣：不要求員工「更新系統」，只要像平常跟同事說話一樣提供資訊。AI 會自行辨識客戶、任務、狀態與日期。
- 頻道是 AI 建立的，不是 Slack／飛書 建立的：同一個群組，AI 在背後已經分出客戶記憶、專案記憶、決策記憶、SOP 記憶——先記錄，再分類，人不必選擇頻道。
- 老闆有一個查看介面（Slack／飛書頻道或儀表板）：有空時再打開，看到的是客戶狀態、專案進度、待決策事項——不是聊天紀錄。
- 訊息分三級：平常資訊不推播，只放進頻道；每天傍晚提供一則摘要；真正的異常狀況（客戶取消訂單、付款逾期）才立即通知。讓老闆主動查看，而不是一律推播。
- 頻道有兩種：主題頻道（客戶、專案、行政）和管理頻道（今日異動、待我決定、已逾期、長時間未更新）——後者對老闆更重要。
三、品香與討論
步驟：把一團訊息變成公司頻道
- 講師演示「AI 角色：老頭子」使用方法。
- 講師演示一份模擬的 Slack／飛書 群組對話（20～25 則，混有客戶、行政、專案與閒聊等訊息，越亂越真實）。把內容交給 AI，接著下指令：「把這些整理成公司頻道。」
- 講師演示一份模擬的管理儀表板
- 每個階段讓學員寫下自己的寫下判斷，那個好，那個是不是做錯了。
討論
- 整理出來的「公司頻道」，你第一眼先看哪一欄？為什麼？
- 把學員寫下的判斷，群組討論。
- 你覺得是不是有那個頻道沒有討論到，或是儀表板上缺少了什麼。
第四堂｜把精力留給跑客戶
——客戶的事，AI CRM 記得
核心主張
客戶管理從來不是「買不買 CRM」的問題，而是：客戶資訊在不在公司手上？ 有了 AI 之後，CRM 的選項不再只有「租一套」，還多了兩條路——從現有的工作台延伸，或者找人開發一套小型系統。
一、原本的做法：兩派，各有代價
人工作業派：Excel 和筆記本
- 零成本、人人會用，但客戶資料在業務的腦袋和私人的表格裡。
- 業務離職，客戶跟著走；老闆想知道案件進度，只能開會問。
- 見客戶前的準備，靠翻聊天紀錄和印象。
系統派：初階 Salesforce 或 HubSpot
- 10 人團隊，年費約新台幣10萬到50萬，按使用者人數計費，人越多負擔越重。
- 大多數小團隊用到的功能不到 30%——你在為用不到的東西付租金。
- 系統是租來的：資料放得進去，流程卻被綁住，想換系統並不容易。
兩派的共同代價：公司要不是沒有掌握客戶資訊，就是得為系統支付高額租金。
二、有 AI 後的做法：兩條路
路 A：從老闆工作台長出來
- 第二、三堂的內容可以直接延伸：客戶互動進公司記憶，待辦事項進任務總表，客戶狀態進工作台。
- 不必增加新工具，今天就能開始，適合大多數 30 人以下的公司。
- 限制：這不是完整的 CRM——沒有銷售管線報表，也沒有自動化行銷。但小公司的客戶管理，八成就是「記得、看到、有下落」。
路 B：寫一套小型 AI CRM
- AI 已經降低了建置成本：一套基本的 CRM（聯絡人、銷售管線、筆記、報表），外包報價約新台幣20萬到130萬，損益平衡點約為 18～36 個月；如果公司內部有人能運用 AI 工具自行建置，成本可以降到每年數萬至數十萬台幣。
- 但成功有四個前提，缺一不可；只要少一個，就先不要開始：
- 系統範圍能用一頁寫完——一頁寫不完，代表你還沒想清楚。
- 有明確的負責人——有人知道系統如何運作，發生問題時也找得到人修復。
- 有資料移轉計畫——資料必須先整理乾淨，這件事 AI 幫不了你。
- 編列維護預算——自行建置的系統不會自動更新，你只是把訂閱成本換成持有成本。
三、品香與討論
步驟：一頁式 CRM 規格書
- 先盤點：學員寫下你公司現在管客戶的方式和年成本（Excel＝零元也算一種答案）。
- 再寫：如果要一套「剛好夠用」的客戶系統，只能有五個功能，是哪五個？
- 檢查：五個功能裡，有幾個其實第二到四堂的工作台和任務總表已經做到了？
討論
- 你的客戶資訊現在在誰手上？如果最強的業務明天離職，你拿得回多少？
- 公司裡只用到不到三成功能、卻仍持續付費的系統有幾套？
- 對照這四個前提，你適合路 A 還是路 B？還是兩條路的時機都還沒到？
第五堂｜把時間拿來開發新產品
——環節還在，非得雇人的前提消失了
核心主張
前四堂騰出來的時間，要投入回報最高的地方：新產品。AI 改變的不只是「讓開發流程的每一步快一點」，而是讓某些環節「必須雇人」的前提消失了。
極端的案例已經出現：一人公司、年營收百萬美元——程式、設計、文案、客服，甚至法律文件初稿，都先由 AI 處理。那不是特例，而是這條價值鏈重組後的自然結果。
一、原本的做法：一條「必須雇人」的開發鏈
- Idea → BP：要嘛自己硬寫，要嘛花錢找顧問。
- MVP：必須雇工程師或委外，不只燒錢，還要付出溝通成本，一個原型動輒花費新台幣數十萬元。
- 設計、文案、客服：雇人或外包，人不到位產品就卡住。
- 廣告投放：需要廣告投手加上內容團隊，小額預算根本做不起來。
- 財務、法務：會計師事務所、律師事務所。
- 老闆在這條開發鏈之外：可以不碰程式、不碰文案，靠專業主管（CTO、CMO）從中轉譯。只要專業主管能力不足，整個開發流程就會失焦。
二、有 AI 後的做法：環節還在，前提消失了
| 環節 | 沒有 AI 時老闆的痛點 | 有 AI 後 | 老闆能力的轉變 |
|---|---|---|---|
| Idea → BP | 自己寫或找顧問 | AI 先產出 80 分的草稿 | 從「會不會寫」變成「能不能加入利基市場判斷、單位經濟等 AI 無法自行判斷的變數」 |
| MVP 開發 | 必須雇人或外包 | 老闆自己用提示詞做出原型，再決定要不要轉交專業人員 | 從「怎麼管工程師」變成「看得懂 AI 提出的架構好不好、什麼時候必須轉交專業人員」 |
| 設計／文案／客服 | 雇人或外包 | AI 先處理第一線工作，由人驗收並處理例外狀況 | 從「怎麼帶團隊」變成「怎麼設計 SOP，讓 AI 先跑，以及人該在哪個環節介入」 |
| 廣告投放 | 廣告投手加上內容團隊 | AI 產生素材並進行 A/B 測試，老闆自己跑完小規模流程 | 從「怎麼管理廣告投手」變成「讀得懂 ROAS、判斷得出 AI 素材為什麼失效」 |
| 財務／法務 | 會計所、律師所 | AI 處理帳務、擬定合約初稿，複雜的部分再交給專業人員 | 從「找哪家事務所」變成「AI 擬的合約，哪幾句需要標示出來請律師確認」 |
開發流程還是同一套，但老闆看產品的角度變了——第一堂課，我們用七個面向替公司計分；現在則從產品倒推團隊：這一段 AI 能做到哪裡？AI 做不到的缺口，才是需要雇人的地方。
三、品香與討論
步驟一：BP 改三遍（全員動手）
- 給 AI 一個粗略的點子，請它產出一份 BP。
- 改三遍——改的不是文句，而是 AI 缺乏資料與判斷力的三個部分：市場假設、單位經濟、護城河。
- 體驗重點：AI 只要五分鐘就能寫出 80 分的內容；你的價值在最後那 20 分，而那 20 分正是只有老闆才能補上的。
步驟二：MVP 原型（講師現場示範）
- 用 v0／Bolt／Cursor，現場以提示詞做出一個可以運作的網頁應用程式原型。
- 接著當著學員的面指出：這一版有哪些地方必須轉交給專業人員——效能、資安、擴充能力。做得出來不稀奇，能判斷哪裡不能省，才是這堂課的重點。
討論：三個帶得走的問題
- MVP 成本重估：原本投入 NT$50 萬做 MVP，現在花 NT$5 萬，再加上自己下提示詞就能做出原型——剩下的 NT$45 萬，你要拿去做什麼？
- 重寫人力規劃：「這個階段該雇幾個工程師、幾個設計師」這個舊答案作廢了。新問題是：這一段 AI 能做到哪裡？AI 做不到的缺口，才是需要雇人的地方。
- 你自己要不要下場：以前老闆可以不碰程式、不碰文案；現在如果完全不懂 AI 這一側，既無法提出明確需求，也無法驗收。你的底線要畫在哪裡？
第六堂｜公司記憶 後臺管理
——交辦、更新、收尾，都在一張任務總表上
核心主張
前面幾堂，你學會了交辦（第二堂）、查看（第三堂），也把省下的頻寬拿去跑業務（第四堂）、開新產品（第五堂）。但這些動作都會一直產生新的紀錄。公司記憶不是建好就會自己運轉——沒有人管，它會像無人整理的倉庫：越堆越亂、舊的褪色不清、新的找不到。
後臺管理，就是讓公司記憶始終保持「找得到、跟得上、收得了尾」。核心是一張任務總表：交辦、更新、收尾，全部匯流到這裡。規則只有一條：老闆控制任務的新增、指派和刪除；任何人都可以更新。 沒有複雜的流程管控，也沒有層層權限——對 30 人以下的公司來說，簡單比完美重要。
一、原本的做法：久了就忘記，凡事重頭來
- 老闆在 LINE 說一句「下次驗收前把文件準備好」——事情就發出去了。然後呢？
- 誰接的、做到哪、什麼時候截止，全靠各自的腦袋。
- 老闆到了下次快驗收時才想起自己交代過這事，但其它人都忘了，只能催、催、催。
- 交辦的事有三種死法—— 被忘記、被做重、做到一半沒人收尾。 只有過程（而且過程還在別人腦袋裡），沒有結果。
二、有 AI 後的做法：一張總表，工具負責儲存，AI 負責追蹤
- 一張總表，八個欄位：任務、負責部門、目前狀態、下一步、截止時間、來源、是否需要核准、相關文件。
- 權限就一條線：老闆管新增、指派、刪除；所有人都能更新。沒有簽核流程、沒有權限層級——這不是偷懶，而是 30 人以下公司的合適配置。
- 工具階梯：今天就能開始使用 Google Sheets（零成本、人人都會）；需求複雜一點時，可以改用 Airtable 或 Notion；規模再大，才考慮專用系統。重點是結構，不是工具。
- AI 負責追蹤與維護：Slack／飛書 訊息進來，AI 幫你寫進總表；每天早上，AI 讀取總表，告訴你哪些任務已逾期、哪些很久沒更新、哪些在等核准；定期清掉褪色的舊資料，讓黑板保持清楚。
- 三個現成工具不容易處理的欄位——來源追蹤、是否需要核准、下一步的時間提醒——正是 AI 可以補上的地方。
三、品香與討論
老闆自己架後臺系統的可能性不高，所以這一堂用演示的方式：講師當場對比兩種後臺——「放任不管、越積越亂的總表」對上「AI 每天維護、定期清理的總表」。讓老闆們在每個階段寫下自己的判斷：八個欄位裡哪幾個最痛？權限一條線會先在哪裡破功？最後做結論、一起討論。
討論方向
- 你的公司現在，交辦出去的事「收得了尾」嗎？還是多半做到一半就沒下文？
- 八個欄位裡，哪一個你最常漏掉？（通常是「下一步」或「截止時間」——因為交辦時根本沒說。）
- 「老闆管新增、指派、刪除，大家管更新」這條規則，在你公司會先在哪裡破功？
- 走完六堂，如果只能留一個動作帶回公司，你會選哪一個？